Mindre skjemavelde, sikrere tall

Ideen om en felles innrapportering dukket opp tidlig på 2000-tallet. Tanken var å samordne levering av data om lønn, skatt og ansatte til det offentlige, og knytte det til arbeidsgivers rutiner for avlønning og regnskapsføring. I det videre arbeidet med denne løsningen ble Skattedirektoratet, NAV og Statistisk sentralbyrå (SSB) likeverdige partnere, og det såkalte EDAG-prosjektet (se tekstboks) var et faktum i 2009.

Fra 1. januar 2015 innføres a-ordningen, en digital, samordnet innrapportering av inntekts- og arbeidsforhold og skattetrekksopplysninger fra opplysningspliktige (primært arbeidsgivere) til NAV, Statistisk sentralbyrå (SSB) og Skatteetaten. Et viktig formål er å forenkle arbeidsgivers rapportering ved å fjerne dobbeltrapportering til flere etater.

Fra flere til én kilde

Ordningen innebærer at SSB får opplysninger om lønn og ansatte direkte fra a-meldingen, i stedet for flere ulike kilder som i dag. Dette vil ha en positiv effekt på lønns- og sysselsettingsstatistikken, samt en rekke andre statistikker i SSB, som for eksempel helsestatistikk, sykefraværsstatistikk og nasjonalregnskapet.

Her ser vi nærmere på hva a-ordningen betyr for arbeidsgiverne, og hvilke effekter den vil ha for statistikker i SSB, særlig for lønns- og sysselsettingsstatistikken. Vi omtaler også kort hva a-ordningen betyr for NAV og Skatte-etaten, samt prøvedriften i 2014.

Hva skal rapporteres?

I a-meldingen skal arbeidsgiveren hver måned gi opplysninger om alle aktive arbeidsforhold, for eksempel ansettelsesdato, arbeidstid og yrke. I tillegg skal det gis informasjon om alle ytelser arbeidstakeren mottar, det vil si kontantlønn, naturalytelser eller utgiftsgodtgjørelser. Eksempel på sistnevnte kan være dekning av utgifter til kost, losji eller bil. Også fradrag, for eksempel fagforeningskontingent, arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk skal rapporteres.

Slutt på skippertak

I dag rapporterer arbeidsgiverne til en viss grad den samme informasjonen til de tre etatene, men til ulike frister og gjennom ulike kanaler. Fra 2015 vil de sende én månedlig elektronisk melding innen den 5. i påfølgende måned og via én kanal (Altinn), til de tre etatene samtidig.

Tanken er at innsending av a-meldingen skal være en del av arbeidsprosessen ved månedlige lønnsutbetalinger (såkalte lønnskjøringer). Har arbeidsgiveren flere utbetalingsdatoer i løpet av måneden, er det mulig å rapportere ved hver utbetaling dersom man ønsker det.

I dag kan det bli en del skippertak når lønns- og trekkoppgaver skal skrives ut og årsrapporter leveres. Med a-ordningen blir det nødvendig å være à jour hver måned. Dette sikrer en enklere og mer effektiv kontroll med hva som er oversendt av informasjon til det offentlige.

Mer automatisk innsending

I dag kan arbeidsgivere velge flere måter å rapportere til det offentlige. De fem skjemaene sendes enten fra lønnssystem, på CD, ved manuell registrering i Altinn eller på papir. Om lag 7 prosent av arbeidsgiverne leverer i dag oppgave for lønnsstatistikk på papir (se figur 1).

Så mye som 33 prosent av privatpersonene som utbetaler lønn, og 73 prosent av veldedige eller allmennyttige organisasjoner, leverer opplysningene på papir (se figur 2). Papirskjema brukes til forskjellige formål, fra lønnsstatistikk til terminoppgaver.

En viktig forenkling vil være å komme over på elektronisk rapportering. I EDAG-prosjektet har man i lang tid samarbeidet tett med leverandørene av lønns- og personalsystemer. Hensikten har dels vært å sikre at vi ikke spør om informasjon arbeidsgiverne ikke har, eller vil ha store vanskeligheter med å få tak i, og dels å utvikle lønnssystem som håndterer automatisk innsending av a-meldingen. Arbeidsgiver trenger dermed kun å holde orden på informasjonen om lønn, ansatte og skattetrekk i sine systemer, slik de gjør i dag.

En del mindre virksomheter har ikke lønnssystem. For noen vil det i så fall være en god løsning å skaffe seg et slikt system eller kjøpe tjenesten fra en regnskapsfører. Dette vil automatisere innsendingen og forenkle det løpende vedlikeholdet av informasjon som innrapporteres. For små virksomheter med få ansatte og enkle forhold er det utviklet en manuell registreringsløsning i Altinn.

Uansett om man leverer via lønnssystemet eller ved manuell registrering, vil man få tilbakemelding med en gang om feil eller mangler ved meldingen. Arbeidsgiverne får dermed mulighet til å rette eventuelle feil mens de har tallene i friskt minne.

Arbeidsgiverne får færre spørsmål …

Samlet og felles rapportering om lønn og ansatte gir en forventning om bedre kvalitet på data, og som følge av det mer korrekte ytelser fra NAV, mer korrekt selvangivelse og bedre statistikk til samfunnet.

Data av bedre kvalitet vil også føre til færre henvendelser fra etatene til arbeidsgiverne. NAV ber for eksempel ofte om mer informasjon i forbindelse med utbetaling av sykepenger, foreldrepermisjon og pleiepenger. Når NAV behandler opp mot 1 million saker i løpet av et år og tar kontakt i om lag 15-20 prosent av sakene, blir det fort mye ekstra arbeid for arbeidsgiverne. Får NAV hyppigere og mer korrekte opplysninger, blir behovet for kontakt mindre. Virksomheter med stor turnover eller stor variasjon i lønnsutbetalingene vil merke denne endringen godt.

… og innsyn i hva som er rapportert

I løpet av 2015 vil det komme en innsynstjeneste for både virksomhetene og ansatte.

Innsynstjenesten vil gi en systematisk oppstilling av hva som er rapportert inn. Dermed kan arbeidsgiverne kontrollere om avgitt informasjon, for eksempel om lønn, stemmer overens med informasjonen registrert i egne systemer. Rapportene kan hentes ut for en måned, eller for alle perioder hittil i året de gjelder for.

I løpet av 2015 vil arbeidstakere også få tilgang til å se hvilke opplysninger deres arbeidsgivere har rapportert om dem.

Felles begreper

For å gjøre innrapporteringen enklere har SSB, NAV og Skatteetaten sett på de ulike begrepene som etatene benytter. Begrepet «lønn» har ikke nødvendigvis hatt samme betydning i de tre etatene. Typiske eksempler her er grunnlaget for ytelser i NAV, som i de fleste tilfeller ikke omfatter overtid og enkelte typer bonus. Til sammenligning er disse med i SSBs lønnsstatistikker. Skatteetaten har derimot ikke krevd noen oppsplitting av lønnen i for eksempel overtid og bonus, og er godt fornøyd med at alt samles i en sum.

Nå er begrepsbruken samordnet slik at både ulikheter og nyanser kan ivaretas der det er nødvendig. Begrepene blir enklere for arbeidsgiverne og enklere å forvalte for de samarbeidende etatene. I tillegg får etatene likt beregningsgrunnlag for skatt og ytelser.

Noen oppgaver før starten

Tross mange positive virkninger av den nye a-ordningen vil det for mange arbeidsgivere være en del å gjøre for å forberede seg. De som har et lønnssystem, må få på plass en ny versjon av dette, og de fleste må rydde i data og tilpasse interne rutiner. De som ikke allerede har tilgang til Altinn, må skaffe seg det.

På nettsiden www.altinn.no/a-ordningen ligger det mer informasjon og gode tips om hva man kan gjøre for å forberede seg til den nye ordningen.

Hva brukes opplysningene til?

SSB skal bruke opplysningene til en rekke forskjellige statistikker, som lønns- og sysselsettingsstatistikk, sykefraværsstatistikk, nasjonalregnskapet, arbeidskraftkostnader, helsestatistikk, med flere.

Skatteetaten vil benytte dataene til skatteberegning og selvangivelse. NAV skal bruke opplysningene i saksbehandlingen for ytelser som sykepenger, foreldrepenger og pleiepenger. Opplysningene er også svært viktige for ny uføretrygd som iverksettes i 2015, der utbetalinger skal avkortes mot arbeidsinntekt.

Statistikken blir komplett og vil komme oftere

I dag mottar SSB oppgave til lønnsstatikk fra et mindre antall arbeidsgivere hvert kvartal, og fra mer enn 17 000 arbeidsgivere en gang i året. Oppgaven leveres av alle arbeidsgivere i offentlig sektor, og et utvalg arbeidsgivere innenfor alle næringer i privat sektor. Med innføringen av a-ordningen vil Statistisk sentralbyrå få opplysninger om lønn og arbeidsforhold fra alle arbeidsgivere i Norge, utenlandske arbeidsgivere som driver virksomhet i Norge, pensjons- og trygdeutbetaling, samt fra veldedige organisasjoner og privatpersoner som utbetaler lønn. Disse opplysningene vil komme inn hver måned, ikke kvartalsvis/årlig som i dag.

Det betyr at datagrunnlaget som Statistisk sentralbyrå benytter til blant annet lønnsstatistikken, vil gå fra et utvalg til en komplett oversikt. Informasjonen fra a-ordningen vil dermed føre til en bedre kvalitet på statistikken, i hovedsak som følge av redusert usikkerhet.

For sysselsettingsstatistikken vil a-ordningen bidra med sikrere informasjon om flere arbeidsforhold, det vil ta kortere tid å tilrettelegge statistikken, og man får informasjon om lønn og ansatte sammen. Sistnevnte betyr svært mye for kvaliteten på sysselsettingsstatistikken, og innebærer at vi får bedre sammenheng mellom ansatte og lønn.

For lønnsstatistikken og sysselsettingsstatistikken vil et komplett datagrunnlag i seg selv medføre et kvalitetsløft, med mindre usikkerhet i tallene og en enklere beregning av lønn. En hyppigere innrapportering av lønn gir et bedre grunnlag for beregning av lønnsendringer og årslønn. I tillegg vil mange andre statistikker som bruker data om lønn og sysselsetting bli påvirket, som for eksempel sykefraværsstatistikken og nasjonalregnskapet.

Fremtidig statistikk

Fremtidig statistikk vil kunne si mer om arbeidsforhold, også der ansatte har flere arbeidsforhold, og om forholdet mellom arbeid og lønn (arbeidstimer, yrke, næring).

Med månedlig mottak av informasjon blir det mulig å lage statistikken oftere enn i dag, blant annet gi ut månedlige hovedtall over lønnstakere. Målet for lønnsstatistikken er å publisere hyppigere og mer detaljert, noe som følger naturlig av overgangen til en fulltelling, men også av bedre informasjon om for eksempel yrke.

Statistikken er nyttig for samfunnet, og bedre kvalitet vil blant annet gi politikere og forvaltning et bedre beslutningsgrunnlag. I tillegg vil det styrke SSBs mulighet til å levere mer og bedre statistikk til viktige brukere som partene i lønnsforhandlingene og forhandlingssystemet. Forskere vil ha mer detaljerte og korrekte tall for å følge trender og særtrekk i lønnsdannelse, arbeidsmønstre og drivkrefter som påvirker konjunkturene i økonomien.

Sikrere skatteberegning og NAV-utbetalinger

Med oppdaterte tall vil Skatteetaten ha et sikrere grunnlag for skatteberegning. Når skattekortene utstedes i dag, er opplysningene som ligger til grunn for beregningen av skattetrekk, allerede gamle. Med a-ordningen kan skattetrekket beregnes ut fra ferske data. I tillegg vil det være lettere å gjennomføre kontroller og avdekke svart arbeid.

NAV vil ha mer korrekt og mer oppdatert informasjon om ansatte og inntekten de har mottatt. Dette vil gi bedre kvalitet på saksbehandlingen, mindre andel feilutbetalinger samt økt kvalitet til Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. I tillegg vil det bli lettere å avsløre trygdemisbruk. A-ordningen legger også grunnlaget for fremtidige muligheter som mer automatisk saksbehandling.

Den store generalprøven

I løpet av 2014 gjennomføres en prøvedrift av a-ordningen. Om lag 150 virksomheter sender inn opplysninger i a-meldingen. Dette gjør de samtidig som de rapporterer som før på dagens skjemaer.

Prøvedriften er viktig både for leverandørene av lønns- og personalsystemer, EDAG-prosjektet og de tre involverte etatene, slik at risikoen for feil blir minimal. Den skal sikre at alt fungerer – fra lønnssystemene hos de opplysningspliktige, innsendingen via Altinn, mottakssystemet og tilbakemeldinger. I tillegg vil det være en test av de tre etatenes mottaks- og produksjonssystemer.

Å prøve ut regler, rutiner og systemløsninger på reelle data fra virkelige virksomheter gir dessuten en grundigere sjekk enn bare testdata fra fiktive arbeidsgivere. En løpende dialog mellom prosjektledelsen, systemleverandørene, lønnsmedarbeidere og arbeidsgivere skaffer verdifull erfaring som brukes aktivt i hele 2014, ikke minst til å jevne veien for de mange som skal i gang med ordningen i 2015.

Statistisk sentralbyrå får gjennom prøvedriftsdata en mulighet til å sikre at våre systemer fungerer som de skal og kontrollere kvaliteten på opplysningene som leveres.