Skjemakommunikasjon i Altinn

I selvadministrerte undersøkelser er både administrasjonen av skjemaene og selve skjemautfyllingen overlatt til oppgavegiveren. Foretak og virksomheter mottar normalt flere skjema fra SSB i løpet av et år og deltar gjerne i samme undersøkelse flere ganger. Datainnsamlinger i næringslivet kjennetegnes dessuten av at oppgavegiveren ofte må foreta en intern datainnsamling før spørreskjemaet kan fylles ut. Bevisst bruk av og god informasjon om de administrative verktøyene i Altinn er derfor en viktig del av arbeidet med å lage gode og brukervennlige datainnsamlingsopplegg for næringslivet.

Skjemaplanlegging starter med å spesifisere svarfelt, fortsetter med skjemastrukturen og avsluttes med spørsmålsformuleringene. Deretter må skjema og datainnsamlingsopplegg testes og justeres før det produksjonssettes.

1. Første fase består av en dialog mellom oppdragsgiver og datainnsamler. Oppdragsgiverens informasjonsbehov bør ideelt sett uttrykkes i en liste med tomme svarfelt som skal fylles med innhold.

2. Det viktigste skillet mellom gammeldagse papirskjema og moderne, elektroniske skjema er at tema, spørsmålsrekkefølge og spørsmålsutforming kan skreddersys til rapporteringsenheten og underveis i skjemautfyllingen. Flytdiagram er det viktigste verktøyet for å beskrive hvordan det elektroniske skjemaet skal fungere. Altinn-skjemaene bygger på en mal som består av spørsmål som brukes for å administrere datainnsamlingen, spørsmål for å innhente informasjonen oppdragsgiver etterspør og spørsmål om hvor godt skjemaet har fungert.

3. Spørsmål består av tekster, visuelle virkemiddel og datastyrte funksjoner. Gode spørsmål kjennetegnes ved at disse tre elementene spiller sammen og formidler et entydig budskap. Selv om lange spørreskjema selvsagt er slitsomme å besvare, består oppgavebyrden først og fremst i hvor krevende det er å forstå og svare på det vi spør om. Derfor er det viktig å legge mest arbeid i tydelige spørsmål, spørsmål som deler opp sammensatte oppgaver og på annen måte forenkler oppgaven. Deretter kan en til slutt å legge inn kontroller som bidrar til å rette opp feil før innsending.

4. Skal en unngå feil i datainnsamlingen, må en også sette av tid til testing og til å rette opp feil og svakheter som avdekkes i testene. Den tekniske funksjonaliteten må testes, skjemaet må brukertestes blant potensielle oppgavegivere, og det bør gjennomføres en liten generalprøve før selve datainnsamlingen starter.