Sted: Møtet ble avholdt på Teams
Møtetid: Mandag 23. september 2024 kl. 11–14
I referatet:
Til stede
Saker
Rådets behandling
Til stede:
Fra rådet:
- Birger Vikøren
- Grete Brochmann
- Wenche Dramstad
- Jørgen Elmeskov
- Oddrun Samdal
- Helge Veum
- Astrid Undheim
Fra administrasjonen:
- Geir Axelsen, administrerende direktør
- Bjørnar Gundersen, administrasjonsdirektør
- Hege Turnes, kommunikasjonsdirektør
- Richard Ragnarsøn, internasjonalt sekretariat
- Marit Hoel (sekretariatet, referent)
- Åsne Vigran (sekretariatet)
Øvrige deltakere:
- Roger Jensen, Trine Westvold, Ann-Kristin Brændvang og Lasse Sandberg (sak 2024/4/2)
- Aksel Brakestad (sak 2024/4/3)
- Christian Thindberg, Ann-Kristin Brændvang, Per Morten Holt og Lasse Sandberg (sak 2024/4/4)
- Stine Lotte Lund (sak 2024/4/6)
Saker
Til vurdering
- 2024/4/1 Godkjenning av innkalling og saksliste
- 2024/4/2 Bruk av opplysningsplikt 1 og 2 tertial 2024
- 2024/4/3 Vurdering av behov for internrevisjon
- 2024/4/4 Omleggingen til Dapla
- 2024/4/5 Mandat for departementenes statistikkutvalg
Til orientering
- 2024/4/6 Budsjettsituasjonen 2024–2026
Nytt siden sist – Orientering fra administrerende direktør:
- Erfaringer og tiltak etter avvik i tilgangsstyringen
- Fagmøte med FIN om langsiktige og strategiske temaer (20. august 2024)
Eventuelt
Rådets behandling
Rådets leder ønsket velkommen til møtet.
Sak 2024/4/1 Godkjennelse av innkalling
Dokument:
Innkalling_møte i Rådet_20240923
Det var ingen merknader til utsendt innkalling med saksliste. Sakslista ble godkjent.
Saker til vurdering:
Sak 2024/4/2 Bruk av opplysningsplikt 1. og 2. tertial 2024
Dokument:
Notat_Bruk av opplysningsplikt 1. og 2. tertial 2024
Vedlegg_Kost-nyttevurdering_innhenting_husleieopplysninger
Trine Westvold fra administrasjonsavdelingen orienterte om de to vedtakene om opplysningsplikt som SSB har fattet i 1. og 2. tertial. Det ene gjelder tilgang til den såkalte EPD-databasen fra Tradesolution AS. Databasen inneholder vare- og næringsinnhold for solgte matvarer, og dataene vil brukes i kostholdsstatistikk. Den andre beslutningen gjelder innhenting av husleieopplysninger fra store utleieaktører. Ved privat utleie vil SSB fortsatt spørre leietakere. Samlet vil det dekke bredden i utleiemarkedet. Dataene brukes i konsumprisindeksen.
Roger Jensen fra avdeling for metodeutvikling og datainnsamling sa at oppdaterte tall for oppgavebyrden i 2024 først vil foreligge ved årsskiftet. Foreløpige resultater antyder at omleggingen fra Altinn2 til Altinn 3 gir uendret eller litt lavere oppgavebyrde isolert sett. SSB anslår at oppgavebelastningen fra en engangsundersøkelse for å innhente opplysninger til omkoding av virksomheter til ny standard for næringsgruppering vil være 1,5–2 årsverk. Bruk av transaksjonsdata vil kunne redusere oppgavebyrden på sikt.
Administrerende direktør ba om rådets vurdering av bruken av opplysningsplikt 1. og 2. tertial 2024.
Rådet hadde følgende synspunkter:
- Kost-nyttevurderingene er svært viktige for å dokumentere at SSB gjør grundig forarbeid før vedtak om opplysningsplikt. De skal besvare relevante spørsmål fra eksterne. SSB bør vurdere om vurderingene skal være mer konkrete.
- Det ble spurt om hvilke kriterier SSB bruker for å vurdere om data skal skjermes fra tilgjengeliggjøring for statistikk- og analyseformål hos eksterne.
SSB vil vurdere om kost-nyttevurderingene bør justeres. Statistikkloven sier at SSB skal dele data for forskning og statistikkformål når det ikke medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser. Ett hensyn kan være at dataene har særskilt kommersiell verdi for dataeier. En alternativ løsning til ikke å tilgjengeliggjøre data for andre kan være forsinket deling når dataenes særskilte verdi er redusert. Det er ikke mange eksempler på slike begrensninger i SSB.
Oppsummering: Rådet anbefalte SSB å vurdere om kost-nyttevurderingene bør gjøres mer konkrete og dekkende.
Sak 2024/4/3 Vurdering av behov for internrevisjon
Dokument:
Notat_Vurdering av behov for internrevisjon 2024
Vedlegg_Vurdering av behov for internrevisjon 2024
Bjørnar Gundersen og Aksel Brakestad fra administrasjonsavdelingen orienterte om SSBs nylige vurdering av behovet for internrevisjon, slik alle statlige virksomheter må gjøre hvert fjerde år. En arbeidsgruppe har utarbeidet en rapport. Gruppen anbefaler ikke å etablere internrevisjon for SSB, men heller styrke første- og andrelinja gjennom flere tiltak for å følge opp etterlevelse. Saken har vært drøftet i direktørmøtet (DM), men ledelsen har ikke fattet vedtak ennå.
Administrerende direktør ba om rådets vurdering av arbeidsgruppas anbefalinger, herunder om SSB bør opprette en internrevisjon eller enhet som kan ha liknende ansvar for oppfølging av etterlevelse.
Rådet hadde følgende synspunkter:
- Rapporten fra arbeidsgruppen viser at internkontrollen må styrkes. SSB, som resten av samfunnet, opplever økt risiko knyttet til informasjonssikkerhet og personvern. Internkontrollen er dessuten viktig for at SSB skal ivareta sin rolle som nasjonal leverandør av styringsdata, i grenseland til grunnleggende nasjonale funksjoner.
- Rådet mener det er behov for å gjøre mer enn de foreslåtte tiltakene. Det er viktig at SSB har tydelige interne strukturer. Arbeidet bør ledes fra ett sted og en person ha særskilt ansvar for risikostyring og etterlevelseperspektivet. Sentrale punkter er etablering av tilstrekkelig regelverk, tydeliggjøring av hva som ligger i første- og andrelinjen og etablering av rapportering til administrerende direktør. Det er behov for mer ressurser til oppfølgingsarbeidet.
- SSB bør vurdere å identifisere områder som bør gjennomgås og sette en plan for et visst antall prosjekter med ekstern part. Det vil være nyttig å få inn noen som har et eksternt blikk på saken og bistår med å finne tiltak.
- Dersom det etableres en egen enhet i en andrelinjefunksjon med ansvar for risikostyring og etterlevelse, ser ikke rådet at det er behov for noen internrevisjon i SSB. En internrevisjon vil dessuten normalt være en enhet som er knyttet til et styrets ansvar for oppfølging og kontroll. Men SSB har ikke noe styre, og dette er heller ikke et ansvar rådet kan ha. Dersom Finansdepartementet skulle mene at det er behov for ytterligere kontrolltiltak, vil det være naturlig at departementet selv iverksetter dette.
SSB sa at det er viktig med god internkontroll og etterlevelse. Ledelsen vil følge opp anbefalingene fra rådet i det videre arbeidet med å avklare hvilke strukturer SSB skal ha for å følge opp etterlevelse og styrke evnen til å gjennomføre beslutninger.
Oppsummering: Rådet la vekt på at det er behov for å styrke internkontrollen og oppfølgingen av etterlevelse. SSB bør etablere klare strukturer i organisasjonen. Rådet anbefalte å ha en egen enhet med en andrelinjefunksjon for risikostyring og oppfølging av etterlevelse. SSB bør bruke eksterne tjenester på utvalgte viktige områder.
Sak 2024/4/4 Omleggingen til Dapla
Dokument:
Notat_Omleggingen til Dapla
Vedlegg_Omlegging til Dapla - oppfølging
Administrerende direktør viste til saken om omleggingen til Dapla på forrige møte. Han sa at SSB har etablert et tydeligere og sterkere styringsopplegg.
Christian Thindberg fra avdeling for IT og Bjørnar Gundersen fra administrasjonsavdelingen orienterte om de interne rutinene for sentral styring, rapportering og gevinstoppfølging av veikartet for utvikling. Det er etablert rutiner og IT-støtte for rapportering av framdrift og gevinster, samt flere faste rapporteringspunkter og arenaer for oppfølging på ulike nivåer i virksomheten. SSB bruker et systemverktøy (STAPLA) som har dashbord for status på framdriften totalt, i avdelingene og for de enkelte statistikker. De ansvarlige for hver statistikk identifiserer gevinstene ved omlegging til Dapla. DM følger opp framdriften i STAPLA på fast basis med rapportering fra statistikkdirektørene. DM har også ukentlig gjennomgang av «Hva skjer på Dapla» og presentasjon av «månedens statistikk» på Dapla.
SSB har vedtatt prinsipper og retningslinjer for editering. Det er viktig å måle effekten og ressursinnsatsen ved editering. Det er utviklet en editeringsløsning i regi av Sirius-prosjektet, SSBs løsning for behandling av data fra Skatteetatens dialogbaserte skattemelding. Det pågår en utredning for å vurdere om den kan være utgangspunkt for en obligatorisk fellesløsning, herunder identifisere hvilke behov som ikke dekkes av nåværende løsning. SSB arbeider med standardisering av årsakskoder som angir grunnlaget for å endre dataverdier ved manuell editering. Det vil gjøre det mulig å ta ut informasjon som kan brukes til å forbedre editeringen.
SSB har gjennomført risikogjennomganger, generelt og spesifikt for overgangen til Dapla. Viktige konsekvenser av risikoen i Dapla-prosjektet er økte kostnader eller at gevinster uteblir. Det arbeides med å identifisere risikoeiere og konkrete tiltak. DM forventer å konkludere innen utgangen av året.
Administrerende direktør ba om rådets vurdering av rutinene for rapportering, styring av framdrift og vektlegging av gevinster ved omleggingen til Dapla. Han var spesielt opptatt av hvordan rådet vurderte balansen mellom enkelhet og tillit på den ene siden, og hensynet til sentral styring for å sikre framdrift og gevinstrealisering på den andre.
Rådet hadde følgende synspunkter og spørsmål:
- Det var positiv respons på endringene i sentrale rutiner og rapportering som SSB har gjort siden forrige rådsmøte.
- Det ble uttrykt noe uro for forsinkelsene som er i henhold til planene for omlegging til Dapla. Rådet spurte om hva som er grunnen til forsinkelsene og hvilke tiltak som gjøres for å komme à jour med planene. Det ble foreslått å gjennomgå ett eller to områder i en internrevisjonsprosess som også får inn eksterne perspektiver.
- Gevinstoppfølgingen ser i stor grad ut til å være rapportering i etterkant av omlegging. SSB bør vurdere å fastsette tydeligere mål, gjerne for hver statistikk, og ha tettere oppfølging av disse. Rådet spurte om det samlede bildet for gevinstoppnåelse så langt peker i retning av økt effektivitet eller bedre statistikkvalitet.
- Rådet ønsket informasjon om hvordan prioriteringene påvirkes av knapphet på IT-ressurser og avhengighetene som det skaper.
- Det ble stilt spørsmål om SSB har etablert en varslingsløsning hvis medarbeidere opplever at noe ved omleggingen skaper grunn til bekymring.
SSB sa at mange statistikker må legges om til Dapla i 2025 for å holde framdriften som planlagt. Organisasjonen bygger mye kompetanse nå, som gjenbrukes ved omlegging av andre statistikker. Den nye dataplattformen gjør det lettere å utnytte nyutdannede medarbeideres tekniske kompetanse med en gang. SSB forventer at framdriften øker og har tro på de planene som er lagt. Utviklingen av en felles editeringsløsning i tråd med vedtatte prinsipper vil også bidra til en lettere overgang på mange statistikkområder. De komplekse makroregnskapene vil kreve en del andre løsninger, og SSB regner med at omleggingen av disse statistikkene vil ta lengre tid enn de øvrige.
SSB har mål om gevinster både på SSB-nivå og på statistikknivå. For SSB handler det blant annet om økt sikkerhet og IT-kompetanse på utvikling. På statistikknivå er hovedgevinstmålet å bruke mindre tid og ressurser på å produsere statistikk med minst like høy kvalitet som før. En annen forventet gevinst er god skalerbarhet for behandling av store datamengder. Kostnadene må holdes innenfor SSBs budsjettrammer. Det er først og fremst tidsdimensjonen SSB kan justere, men hvis overgangsperioden som krever ressursbruk både på gamle og nye systemer forlenges, øker risikoen på flere områder. SSB har etablert Utviklingsmøtet for å prioritere knappe IT-ressurser på best mulig måte.
SSB har varslingsordninger som også kan brukes ved bekymringer omkring Dapla. Det er bygd opp flere funksjoner for å støtte dem som har ansvar for omleggingsoppgavene. Både ledelsen og medarbeidere opplever at prosjektet er krevende, men det er viktig at det gjennomføres i henhold til planene, og at ledelsen følger tett opp. SSB har lagt vekt på å etablere mer sentralisert oppfølging. Framover vil ledelsen hente ut mer rapporter, også på gevinstsiden, som man vil vise i et seinere rådsmøte.
Oppsummering: Rådet var fornøyd med at SSB har etablert tettere sentral oppfølging av omleggingen til Dapla. Rådet uttrykte bekymring for at arbeidet ser ut til å ligge etter planene, og var opptatt av hvilke tiltak som gjøres for å komme à jour. SSB bør vurdere å fastsette tydeligere gevinstmål, gjerne for hver statistikk, og ha tettere oppfølging av disse.
Sak 2024/4/5 Mandat for departementenes statistikkutvalg
Dokument:
Notat_Mandat for departementenes statistikkutvalg
Vedlegg_Brev fra FIN_Utkast til mandat for et tverrdepartementalt statistikkutvalg
Vedlegg_Utkast_Mandat for departementenes statistikkutvalg
Finansdepartementet har bedt Rådet for SSB vurdere et utkast til mandat for departementenes statistikkutvalg, herunder hvilken rolle et slikt utvalg bør ha. Formålet med utvalget er å ivareta departementenes samordningsbehov og bidra til erfaringsutveksling og utvikling av den offisielle statistikken. Rådets leder pekte på nytten av et slikt rådgivende organ, men trakk også fram noen momenter som det er viktig at ivaretas.
SSB har fått samme sak til vurdering, i samråd med Utvalget for offisiell statistikk. Administrerende direktør orienterte om SSBs synspunkter.
Rådets leder ba om medlemmenes syn på utkastet til mandat og vurderingspunktene i notatet.
Rådet ga følgende innspill:
- Det er grunn til å støtte SSBs syn på mandatet.
- Finansieringsprosessen for offisiell statistikk er fragmentert. Departementenes statistikkutvalg bør være opptatt av at det gis tilstrekkelige ressurser til utvikling og produksjon av offisiell statistikk, og hvordan disse prioriteres.
Et annet moment som ble nevnt, som ikke var knyttet til departementenes statistikkutvalg, var behovet for en risikovurdering av private aktørers rolle for datainnhenting til offisiell statistikk.
Oppsummering: Rådet støttet SSBs synspunkter i saken og ønsket i tillegg å peke på behovet for en helhetlig finansieringsprosess og tilstrekkelige ressurser til offisiell statistikk.
Rådets leder og nestleder fikk fullmakt til å ferdigstille svaret til Finansdepartementet.
Saker til orientering:
Sak 2024/4/6 Budsjettsituasjonen 2024–2026
Dokument:
Presentasjon_Budsjettsituasjonen 2024-2026
Bjørnar Gundersen og Stine Lotte Lund fra administrasjonsavdelingen orienterte om budsjettsituasjonen framover. Det blir ekstra krevende i 2025 med ekstra kostnader ved flyttingen til nytt bygg i Kongsvinger og omleggingen til Dapla. Kostnader både på gamle og nye systemer vil også gjelde i 2026. Det er også andre usikkerhetsmomenter i budsjettsituasjonen. SSB må være forberedt på å gjøre noen tiltak for kostnadskutt, og avdelingene er i gang med å vurdere konsekvensene av et fem prosent kutt.
Rådet kommenterte at det er bra å ta tak i en slik situasjon tidlig. Det er viktig å være realistisk og åpen om effektene av budsjettkutt. Det ble spurt om et kutt vil bli gjennomført flatt i organisasjonen eller på spesielle områder.
SSB svarte at man ser på ulike alternativer, men det tas ikke noen beslutninger for neste år før budsjettrammen foreligger. Det er viktig å skjerme kjernevirksomheten, men kutt kan gi mindre leveranser innenfor statistikk og forskning. Ledelsen vurderer å gjennomføre noen hurtigtiltak i høst, som bemanningskontroll, redusert reise- og seminarvirksomhet og noen reduserte personalordninger.
Nytt siden sist – orientering fra administrerende direktør
Erfaringer og tiltak etter avvik i tilgangsstyringen
SSB har utarbeidet en intern rapport med 30 forskjellige tiltak. Alle tiltakene er gjennomgått og lukket, med unntak av ett (eksterne loggtjenester) som vurderes i forbindelse med budsjettet for 2025. Det ble sendt en overordnet tilbakemelding til Datatilsynet og Finansdepartementet, som rådet fikk oversendt i juni. Den interne rapporten vil bli sendt til rådet til orientering. SSB vil komme tilbake til temaet i rådet. Informasjonssikkerhet og personvern står på agendaen for møtet i desember.
Fagmøte med Finansdepartementet om langsiktige og strategiske temaer (20. august 2024)
SSB redegjorde for ledelsen i departementet hvordan man arbeider med langtidsplanen, utviklingstiltak i statistikkprogrammet, blant annet naturregnskap, og finansiering av disse, fornyelse og utvikling av forskningsmodellene og SSBs arbeid med KI. Finansdepartementet ønsker eget møte om mikrodatadelingen i oktober.
Kvitteringsdata fra dagligvarekjedene
Det er ikke så mye nytt siden forrige orientering for rådet i mai 2024. Dialogen med Datatilsynet er basert på at SSB skal kunne bruke kvitteringsdata til statistikk, men omfanget og hyppigheten må tilpasses slik at personvernulempen reduseres. Datatilsynet er opptatt av SSBs rettslige grunnlag for å fatte vedtak og mener at bruk av forskrift framfor enkeltvedtak vil styrke dette. SSB legger stor vekt på å sikre felles forståelse av saken med Datatilsynet framover. Det er viktig at SSB har et uavhengig råd som vurderer virksomheten, herunder bruken av opplysningsplikt.
Eventuelt
Ingen saker
Oslo, 23. september 2024
Birger Vikøren
leder (sign.)
Jørgen Elmeskov
nestleder (sign.)
Grete Brochmann
(sign.)
Wenche Dramstad
(sign.)
Oddrun Samdal
(sign.)
Astrid Undheim
(sign.)
Helge Veum
(sign.)